POLITIQUE DU SPW INTERIEUR ET ACTION SOCIALE ET DU SPW SECRETARIAT GENERAL EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE À L’ÉGARD DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DANS LE CADRE DU REGISTRE INSTITUTIONNEL WALLON

 

1. Généralités

La présente politique décrit la manière dont le SPW IAS et le SPW SG, dans le cadre de ses missions légales relatives au registre institutionnel wallon, traitent des données à caractère personnel vous concernant et vos droits en cas de traitement de vos données à caractère personnel par le SPW IAS et le SPW SG.

Pour accomplir ses missions légales, le SPW IAS et le SPW SG sont tenus de traiter vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi que la règlementation belge relative à la protection de la vie privé à l’égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018.

Le SPW IAS et le SPW SG veillent à traiter vos données à caractère personnel de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.

 

2. Sécurité et confidentialité des données

Le SPW IAS et le SPW SG entreprennent les démarches nécessaires pour garantir la sécurisation de vos données à caractère personnel et veille à ce qu’elles soient protégées, notamment contre l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées. Afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel, le SPW IAS et le SPW SG a mis en place diverses mesures techniques et organisationnelles. 

Ainsi, le SPW IAS et le SPW SG ont réglé de manière stricte les autorisations d’accès aux données à caractère personnel traitées et leurs traitements par ses agents et, grâce aux mesures techniques et organisationnelles, ces données ne sont accessibles qu’aux personnes et applications expressément autorisées en raison de leurs besoins fonctionnels.

 

3. Qui est le responsable du traitement et le délégué à la protection des données ? 

Les responsables du traitement des données à caractère personnel qu’ils traitent dans le cadre de l’exécution de leurs missions légales sont :

La direction du SPW IAS
Avenue Gouverneur Bovesse, 100
5100 Namur (Jambes)
Tel: 081/32.72.11

 

La direction du SPW SG

Place de Wallonie,1

5100 Jambes - Bat. II

Tel : 081/33.38.14

Ceci implique qu’ils déterminent, compte tenu des missions imposées par la loi, les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel.

Le DPO (délégué à la protection des données) du SPW est la personne de contact pour toutes les questions relatives aux traitements de vos données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits que confère le Règlement général sur la protection des données (dpo@spw.wallonie.be).

 

4. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par le SPW IAS et le SPW SG et pour quelles finalités sont-elles traitées ? 

Les catégories de données à caractère personnel traitées par le SPW IAS et le SPW SG dans le cadre de ses missions légales relatives au registre institutionnel wallon, sont notamment les suivantes : 

• les données d’identification (p. ex. : nom, prénom, numéro de registre national, date de naissance) ;
• les données de contact (p. ex. : adresse, numéro de téléphone, email) ;
• les données judiciaires (p. ex. : sanctions administratives).

Le SPW IAS et le SPW SG collectent ces données à caractère personnel notamment au moyen des déclarations des acteurs désignés par le législateur (les informateurs institutionnels).

Le SPW IAS et le SPW SG traitent vos données à caractère personnel en exécution de ses missions légales relatives au registre institutionnel wallon telles que fixées par l’entrée en vigueur du décret du 29 mars 2018 modifiant le Code de la Démocratie Locale et de la décentralisation en vue de renforcer la gouvernance et la transparence dans l’exécution des mandats publics au sein des structures locales et supra-locales et leurs filiales (M.B. du 14 mai 2018).

Vos données à caractère personnel ne peuvent être utilisées par le SPW IAS et le SPW SG à d’autres fins que l’exécution de ses missions légales.

Vos données à caractère personnel ne seront pas traitées par le SPW IAS et le SPW SG dans le cadre de ses autres missions ou compétences légales ou à des fins commerciales ou publicitaires ni transférées à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins.

 

5. Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ? 

Dans le cadre de l’exécution de ses missions légales, le SPW IAS et le SPW SG peuvent être amenés à recevoir ou à communiquer vos données à caractère personnel aux personnes suivantes :

• vous‐même
• le public, pour ce qui concerne vos données qui doivent être publiées annuellement en vertu de la loi. Concrètement, les données suivantes sont publiées :
  • nom et prénom (domicile) de tous les mandataires publics et hauts fonctionnaires
  • pour chaque assujetti, les mandats, fonctions et professions exercés au cours de l’année précédente et les rémunérations correspondantes
  • d’autres personnes en fonction des obligations d’information légales, de la fourniture et de l’échange d’informations : 

• fonctionnaires habilités
• informateurs
• instances judiciaires
• commissions compétentes des assemblées législatives

 

• Certaines données à caractère personnel que nous collectons peuvent éventuellement être traitées dans le cadre de leur sécurisation et de leur gestion par un intervenant extérieur comme un prestataire de services informatiques. Cet intervenant extérieur est soumis aux dispositions du RGPD (article 28 et 29) et donc tenu de respecter le caractère confidentiel de vos données à caractère personnel et d’en limiter le traitement aux fins clairement déterminées. 

6. Conservation de vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et du décret du 29 mars 2018.

 

7. Quels sont vos droits sur les données à caractère personnel traitées par le SPW IAS et le SPW SG ? 

Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel [1]. Certains de ces droits s’appliquent uniquement dans des cas limités.

• Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel traitées par le SPW IAS et le SPW SG
• Vous avez le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel inexactes vous concernant. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes vous concernant soient complétées.
• Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel [2] ou la limitation de leur traitement [3] dans les circonstances et aux conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données. Le SPW IAS et le SPW SG peuvent refuser l’effacement ou la limitation du traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour exécuter les obligations légales aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
• Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons sérieuses et légitimes, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant [4]. Veuillez toutefois savoir que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour exécuter les obligations légales aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
•  Le SPW IAS et SPW SG confirment que le traitement des données à caractère personnel ne comporte aucun profilage et que vous ne ferez pas l’objet de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé.

8. Comment pouvez‐vous exercer vos droits ?

Le SPW IAS et le SPW SG gèrent les données à caractère personnel dans le cadre de ses missions légales relatives au registre institutionnel wallon par le biais de l’application web RegCad à laquelle vous ne pouvez avoir accès en votre qualité d’informateur institutionnel qu’après authentification à l’aide de votre compte du Guichet (Hagrid)

Dès que vous êtes authentifié(e), vous avez accès uniquement à vos données à caractère personnel et aux données d’identification et de contact de vous‐même et des élus et non élus pour lesquels vous avez une obligation d’information en vertu de la loi si vous êtes un informateur institutionnel.

Si vous constatez que vos données personnelles comportent des erreurs ou sont incomplètes, vous pouvez les corriger directement dans l’application RegCad (registre institutionnel), ou envoyer un email à registre.institutionnel@spw.wallonie.be. En outre, vous pouvez signaler les erreurs ou lacunes soit par courriel à dpo@spw.wallonie.be, soit par lettre adressée à :

Service protection des données
Département des Affaires juridiques
Place Joséphine-Charlotte, 2
5100 Jambes

 

9. Voies de recours 

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données et de former un recours juridictionnel si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du Règlement général sur la protection des données [5].

Pour introduire une réclamation, adressez votre demande à : 

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

E‐mail : contact@apd‐gba.be

 

10. Utilisation à des fins statistiques d'informations relatives à la navigation

Lorsque vous accédez au site, les serveurs consultés collectent automatiquement les données suivantes :

• l'adresse IP qui vous est attribuée lors de votre connexion ;
• la date et l'heure d'accès au site ;
• les pages consultées ;
• le type de navigateur (browser) utilisé ;
• la plate-forme et/ou le système d'exploitation installé sur le PC ;
• le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le site

et/ou les fichiers téléchargés.

 

Ces informations ne sont conservées qu'à la seule fin de mesurer le nombre de visiteurs dans les différentes sections du site et d'y apporter des améliorations. Les rapports que nous en tirons ne font plus état que de données anonymisées alors que les données récoltées sont détruites.

 

 

 

 

11. Utilisation de cookies

Dans le but de faciliter votre navigation sur le site (enregistrer vos préférences ou vous éviter de devoir répéter les mêmes saisies à chaque visite) ainsi que d'optimaliser la gestion technique du site, le Service public de Wallonie peut être occasionnellement amené à utiliser des "cookies", le temps d’une visite la plupart du temps.

Un "cookie" est une petite pièce d'information sauvegardée par un site web au sein du navigateur Internet de votre ordinateur. Ce "cookie" peut être récupéré lors d'une visite ultérieure sur ce même site. Le "cookie" ne peut être lu par un autre site web que celui qui l'a créé.

Aucun d'entre eux ne contient d'informations vous rendant susceptible de pouvoir être contacté par téléphone, courrier électronique ou postal. Il vous est également possible de configurer votre navigateur pour vous informer lors de chaque création de "cookie" ou pour empêcher leur enregistrement.

 

12. Mise à jour de la politique en matière de protection de la vie privée 

La présente politique est susceptible de faire l’objet de mises à jour et de modifications. Il vous est dès lors demandé de la relire de temps à autre afin d’en être informé(e). La politique mise à jour sera toujours conforme au Règlement général sur la protection des données.  

 

[1] art. 15, 16, 17, 18, 21 et 22 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE

[2] art. 6, ibid.

[3] art. 17, ibid.

[4] art. 17, ibid.

[5] art. 77, Règlement général sur la protection des données